Was eine Online-Terminbuchung wirklich braucht

Was braucht eine Online-Terminbuchung wirklich?

Fünf Dinge, und die wenigsten davon sieht man. Sie muss freie Zeiten richtig berechnen. Sie muss jede Buchung beim Absenden prüfen. Absagen müssen einfach sein. Nachrichten an Patienten sollen so wenig Gesundheitsdaten wie möglich enthalten. Und die Daten einer Praxis müssen von denen anderer Praxen getrennt sein.

Das schreiben wir aus eigener Arbeit. Für CuraNexus, unser Produkt für Arztpraxen, haben wir Praxis-Website, Online-Terminbuchung, Patientenportal und Praxisportal in einem System gebaut. Website und Demo sind online, die Demo-Praxis zeigt fiktive Daten. Die folgenden Entscheidungen stammen aus dieser Arbeit.

Wie entstehen freie Termine?

Aus vier Größen. Die erste ist die Dauer: Jeder Termintyp hat seine eigene Länge. Eine Vorsorgeuntersuchung braucht mehr Zeit als eine kurze Befundbesprechung.

Die zweite sind Räume und Geräte. Ein belegter Raum oder ein belegtes Gerät schließt einen Termin aus, auch wenn die Ärztin Zeit hätte. Die dritte sind Schichten: Gebucht werden kann nur, wenn jemand da ist. Die vierte ist der Urlaub. Urlaubstage bleiben frei von Buchungen.

Erst alle vier zusammen ergeben einen freien Termin. Ein Beispiel: Ein Termin über 30 Minuten am Mittwoch um 10 Uhr ist nur buchbar, wenn drei Dinge stimmen. Der Raum ist frei, die Schicht deckt die ganze halbe Stunde ab, und es ist kein Urlaub eingetragen. Ein festes Raster, etwa alle 15 Minuten, reicht dafür nicht. Termine unterschiedlicher Länge passen schlecht hinein, und ohne Räume und Geräte drohen Doppelbelegungen.

Wir haben diese Rechenregel deshalb vom Bildschirm getrennt. Sie steckt in einer eigenen Funktion, die nur rechnet, und ist mit automatischen Tests abgesichert. So lässt sich jede neue Regel prüfen, ohne sich durch das Formular zu klicken.

Eine Falle zeigt sich zweimal im Jahr: die Zeitumstellung. Termine sind Uhrzeiten in der Praxis, also deutsche Ortszeit. Wer intern mit Weltzeit rechnet und an diesen Tagen falsch umrechnet, verschiebt Termine um eine Stunde. Wir rechnen jede Terminzeit deshalb ausdrücklich in deutscher Ortszeit.

Warum muss der Server jede Buchung noch einmal prüfen?

Weil zwei Menschen gleichzeitig denselben Termin sehen können. Beide wählen 10 Uhr, beide schicken ab. Das Formular hat beiden die Wahrheit gezeigt, nur zu einem früheren Zeitpunkt.

In CuraNexus berechnet der Server beim Absenden die freien Zeiten neu. Ist der Termin inzwischen vergeben, bekommt der zweite Patient eine klare Meldung statt einer stillen Doppelbuchung. Zusätzlich verhindert die Datenbank selbst, dass derselbe Termin zweimal vergeben wird.

Öffentliche Formulare brauchen außerdem eine Grenze dafür, wie viele Buchungen in kurzer Zeit ankommen dürfen. Sonst kann ein Skript den Kalender mit Scheinbuchungen füllen. In CuraNexus begrenzen wir deshalb die Zahl der Anfragen je Zeitraum.

Sollen Patienten Termine selbst verschieben können?

Wir haben uns bei CuraNexus dagegen entschieden. Patienten können Termine absagen, aber nicht verschieben. Wer einen anderen Termin möchte, sagt ab und bucht neu. Online absagen lässt sich bis zu einer Frist vor dem Termin, danach über die Praxis.

Das kostet den Patienten einen Schritt mehr. Dafür läuft jede Buchung durch dieselbe Prüfung, und es gibt keinen zweiten Weg mit eigenen Sonderfällen. Ein abgesagter Termin wird sofort wieder frei. Die Warteliste kann ihn dann automatisch anderen Patienten anbieten.

Wichtiger als das Verschieben ist, dass Absagen leichtfallen. Ein Termin, der nicht abgesagt wird, weil die Absage zu umständlich ist, bleibt am Ende leer. Im Patientenportal sehen Patienten deshalb ihre Termine und sagen bei Bedarf dort ab.

Brauchen Patienten ein Konto mit Passwort?

Für das Patientenportal haben wir auf Passwörter verzichtet. Patienten melden sich mit einem Link an, den sie per E-Mail bekommen. Der Link gilt nur kurz und nur einmal.

Ein Passwort, das man für wenige Arztbesuche im Jahr braucht, ist oft vergessen, wenn man es braucht. Ein Anmeldelink setzt nur den Zugang zum eigenen Postfach voraus. Im Portal sehen Patienten ihre Termine, sagen bei Bedarf ab und füllen Anamnesebögen vorab digital aus.

Für das Praxisteam gilt das Gegenteil: Das Praxisportal hat Rollen, Rechte und einen Zwei-Faktor-Login. Wer die Daten vieler Patienten sieht, braucht einen stärkeren Schutz als jemand, der seine eigenen Termine ansieht.

Welche Angaben gehören in Nachrichten an Patienten?

So wenige wie möglich. Angaben zur Gesundheit gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Jede E-Mail läuft über weitere Dienste und landet in Postfächern, die nicht immer nur der Patient liest.

Die Bestätigung an Patienten nennt in CuraNexus deshalb Datum und Uhrzeit, aber nicht den Anlass, den Patienten bei der Buchung angeben. Den Termin erkennt man trotzdem eindeutig.

Die Benachrichtigung an die Praxis enthält den Anlass dagegen bewusst. Die Praxis braucht ihn, um den Termin vorzubereiten. Die Frage ist also nicht, ob Daten fließen. Die Frage ist, welche Angaben welcher Empfänger wirklich braucht.

Wo liegen die Daten?

In CuraNexus hat jede Praxis eine eigene, getrennte Installation in einem deutschen Rechenzentrum, mit eigener Datenbank je Praxis. An uns gehen nur Lizenz- und Statusdaten.

Getrennte Installationen machen mehr Arbeit im Betrieb als eine gemeinsame. Dafür hat die Frage, wo die Daten einer Praxis liegen, eine einfache Antwort.

Was muss vor dem Start geklärt sein?

Zuerst das Verhältnis zum PVS, dem Programm, in dem die Praxis Akten und Abrechnung führt. CuraNexus läuft neben dem PVS. Vor dem Start muss deshalb feststehen, welche Termine online buchbar sind und wie sie in den Alltag am Empfang kommen.

Dann die Grunddaten: Termintypen mit ihren Längen, Räume und Geräte, Schichten und Urlaubstage. Sie sind die eigentliche Arbeit beim Einrichten. Stimmen sie nicht, rechnet auch die beste Logik falsch.

Und schließlich das Formular selbst. Es muss auf dem Telefon funktionieren, mit der Tastatur bedienbar sein und Fehler direkt am Feld erklären. Einen guten Maßstab dafür liefern die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte, WCAG 2.2.